Breakout room

Breakout room คือห้องประชุมย่อยเป็นกลุ่มเล็กๆภายใน Meeting หลัก ผู้ที่เป็น Organizer เท่านั้นที่สามารถสร้างและจัดการห้อง Breakout room ได้

ภายใน Breakout room จะไม่สามารถโทรส่วนตัว , เพิ่มผู้เข้าร่วม Meeting จากแถบจัดการด้านข้าง , เพิ่มคนเข้ามาในห้องแชท และคัดลอกข้อมูล Join Meeting ได้

เมื่อมีผู้เข้าร่วมใน Meeting มากกว่า 300 คน จะไม่สามารถสร้าง Breakout room ได้ ดังนั้นต้องสร้างก่อนจะเริ่มการ Meeting และจะผู้เข้าร่วมจะไม่สามารถเข้ามากกว่า 300 คนได้

การสร้าง Breakout room

การสร้าง Breakout rooms ก่อนเข้า Meeting

1.ไปที่ปฏิทิน กดสร้าง Meeting

2.ไปที่ Breakout rooms แล้วเลือก Create rooms

3.เลือกจำนวนห้องที่ต้องการ(สูงสุด 50)แล้วเลือก Add rooms

4.เลือก Assign participants

5.เลือกผู้เข้าร่วมให้เข้าไปใน Breakout rooms ทีละคน หรือให้ระบบนำเข้าโดยอัตโนมัติ

การสร้าง Breakout rooms ระหว่าง Meeting

1.เริ่มการ Meeting

2.ในแถบเมนู เลือก Breakout rooms

3.เลือกจำนวนห้องที่ต้องการ(สูงสุด 50) เลือกผู้เข้าร่วมให้เข้าไปใน Breakout rooms ทีละคน หรือให้ระบบนำเข้าโดยอัตโนมัติ

การนำเข้าผู้เข้าร่วมสู่ Breakout rooms แบบ Manual

สำหรับกรณีที่มีการจัดกลุ่มย่อยของน.ศ.หรือผู้เข้าร่วม Meeting ไว้แล้ว และไม่ต้องการให้ระบบจัดกลุ่มย่อยให้แบบอตโนมัติ โดยผู้ที่ทำได้จะต้องมี Role เป็น Organizer หรือ Presenter เท่านั้น และการ Assign นี้จะยังคงอยู่ในการ Meeting ครั้งต่อๆไป จนกว่า Organizer จะ Unassign ออก

นำเข้าผู้เข้าร่วมก่อนเข้า Meeting

1.ไปที่ปฏิทิน กดสร้าง Meeting

2.ไปที่ Breakout rooms แล้วเลือก Assign participants

3.เลือก Manually แล้วกด Next

4.เลือกสมาชิกในทีมที่ต้องการให้อยู่ในห้อง Breakout rooms นั้นๆ โดยเลือกที่ช่องข้างชื่อ

5.กด Assign จากนั้นทำซ้ำกับสมาชิกในทีมที่ต้องการจนครบ จากนั้นกด Confirm

นำเข้าผู้เข้าร่วมระหว่าง Meeting

1.ระหว่าง Meeting ไปที่แถบเมนู เลือก Breakout rooms

2.เลือก Assign participants จากหน้าต่างที่ปรากฏ ค้นหาสมาชิกใน Meeting ที่ต้องการ

3.จากนั้นเลือก Assign แล้วเลือกห้อง Breakout rooms ที่ต้องการ จากนั้นทำซ้ำกับสมาชิกในทีมที่ต้องการจนครบทุกห้อง แล้วนกด Confirm สำหรับน.ศ.ที่เข้าร่วม Meeting หลังจากนี้ สามารถเพิ่มเข้า Breakout rooms ได้อีกโดยการเลือกที่ Assign participants

การจัดการ Breakout rooms

Organizer สามารถมอบหมายให้ Presenter จัดการ Breakout rooms ระหว่างการ Meeting ได้ ดังนี้

• สร้างและลบห้อง Breakout rooms

• นำเข้าสมาชิกสู่ Breakout rooms

• เปิดและปิด Breakout rooms

• เข้าร่วม Breakout rooms ห้องใดก็ได้

• ตั้งเวลาของ Breakout rooms

• ส่งประกาศ

• สร้าง Breakout rooms ซ้ำอีกรอบ

ผู้ที่จัดการ Breakout rooms ได้ จะมีเพียงคนใดคนหนึ่งในแต่ละ Meeting เท่านั้น

การมอบหมายการจัดการนี้ สามารถทำได้ทั้งก่อนและระหว่าง Meeting โดยเข้าไปเลือกที่ Assign presenters to manage rooms จาก Room settings

การเปลี่ยนชื่อ Breakout rooms

สามารถทำได้โดยเข้าไปที่ Breakout rooms เลือก More options(ปุ่มจุด 3 จุด) จากนั้นเลือก Rename room

การตั้งเวลาของ Breakout rooms

สามารถทำได้โดยเข้าไปที่ Breakout rooms เลือก Room settings จากนั้นเลือก Set a time limit แล้วตั้งเวลาที่ต้องการได้เลย

การใช้งาน Breakout rooms เบื้องต้น

โดยปกติแล้วเมื่อ Organizer เปิด Breakout rooms ผู้เข้าร่วมทุกคนจะถูกนำเข้า Breakout rooms แต่ละห้องโดยอัตโนมัติ ซึ่งส่วนนี้สามารถปิดได้ โดยเข้าไปที่ Breakout rooms เลือก Room settings จากนั้นเลือกปิดส่วนของ Automatically move people to rooms

เมื่อต้องการเปิดใช้งาน Breakout rooms ให้เข้าไปที่ Breakout room แล้วเลือก Open จะเป็นการเปิด Breakout room ทุกห้องที่มีพร้อมกัน หรือเลือกเปิดทีละห้องโดยเลือกที่ More options(ปุ่มจุด 3 จุด) จากนั้นเลือก Open room ทั้งนี้ Organizer สามารถเปิดและปิด Breakout rooms กี่ครั้งก็ได้ตามต้องการตลอดการ Meeting

การเข้า-ออก Breakout rooms

-เข้าไปที่ Breakout rooms เลือกที่ More options(ปุ่มจุด 3 จุด) จากนั้นเลือก Join room

-เมื่อต้องการออกจาก Breakout rooms ให้กด Return ที่แถบเมนูด้านบน

กิจกรรมใน Breakout rooms

• ส่งประกาศ(Announcement)ไปยัง Breakout rooms ทุกห้อง โดย เข้าไปที่ Breakout rooms เลือกที่ Make an announcement เมื่อใส่รายละเอียดเสร็จแล้วเลือก send

• แชทใน Breakout rooms โดยแต่ละ Breakout rooms จะมีช่องแชทแยกเป็นของตนเอง โดยจะปรากฏอยู่ในแถบแชทหลักของ MS Teams และจะสามารถแชทคุยกับสมาชิกใน Breakout rooms แต่ละห้องได้เมื่อเข้าไปใน Breakout rooms และเมื่อ Breakout rooms ถูกปิด จะไม่สามารถแชทในแชทของ Breakout rooms ได้อีก

การปิด Breakout rooms

เมื่อทำการปิด Breakout rooms ผู้เข้าร่วมทุกคนจะกลับเข้าสู่ห้อง Meeting หลัก

• ปิด Breakout rooms ทีละห้อง ให้เข้าไปที่ Breakout rooms เลือกที่ More options(ปุ่มจุด 3 จุด) จากนั้นเลือก Close room

• ปิด Breakout rooms ทุกห้องพร้อมกัน ให้เข้าไปที่ Breakout rooms จากนั้นเลือก Close

เมื่อปิด Breakout rooms สำเร็จ จะมีสถานะแจ้งเตือนว่า Closed กด Resume เพื่อเข้าสู่ห้อง Meeting หลัก ทั้งนี้ห้อง Breakout rooms จะไม่ปิดเองจนกว่า Organizer จะปิดหรือเวลาที่ถูกตั้งไว้จะหมดลง เมื่อทำการเปิดห้อง Breakout rooms อีกครั้ง ผู้เข้าร่วมจะเข้าสู่ Breakout rooms ห้องเดิมที่ถูก Assign ไว้ในตอนแรก

การตั้งค่าเพิ่มเติม

• ปิดการเข้า Breakout rooms อัตโนมัติ เข้าไปที่ Breakout rooms เลือกที่ Room settings จากนั้นปิดที่ Automatically move people to rooms

• อนุญาตให้สมาชิกกลับเข้าห้อง Meeting หลักได้ ให้เข้าไปที่ Breakout rooms เลือกที่ Room settings จากนั้นเปิดที่ Let people return to the main meeting

• ย้ายสมาชิกไปที่ห้อง Breakout rooms อื่น เข้าไปที่ Breakout rooms เลือก Assign participants จากนั้นเลือกชื่อสมาชิกและเปลี่ยนเป็น Breakout rooms ที่ต้องการ แล้วกด Assign จากนั้นกด Move

• เพิ่ม Breakout rooms เข้าไปที่ Breakout rooms เลือก Add room

• ลบ Breakout rooms ทีละห้อง ให้เข้าไปที่ Breakout rooms เลือกที่ More options(ปุ่มจุด 3 จุด) จากนั้นเลือก Delete room

• ลบ Breakout rooms ทุกห้องพร้อมกัน ให้เข้าไปที่ Breakout rooms จากนั้นเลือก Remove rooms

• สร้างห้อง Breakout rooms ใหม่ หลังจากลบไปในระหว่าง Meeting และนำเข้าสมาชิกซ้ำ ให้เข้าไปที่ Breakout rooms จากนั้นเลือก Recreate room แล้วกด Confirm

การเข้าร่วม Breakout rooms

ในระหว่าง Meeting จะได้รับข้อความแจ้งเตือน สามารถกดเข้า Join room ได้ทันที

ปัญหาที่อาจพบได้เกี่ยวกับ Breakout rooms

1.ไม่มีปุ่ม Breakout rooms ที่แถบเมนูด้านบน

• ต้องเป็น Organizer ของ Meeting เท่านั้น

• Meeting ถูกยกเลิก

• Meeting โดนลบ

• เข้าด้วยช่องทางที่ไม่รองรับการทำงานของ Breakout rooms

• แอดมินไม่เปิดอนุญาตให้ใช้ Breakout rooms

2.ผู้เข้าร่วมไม่ถูกย้ายไปใน Breakout rooms ที่ต้องการ(หรือย้ายผู้เข้าร่วมไม่ได้)

• ผู้เข้าร่วมคนนั้นใช้อุปกรณ์ที่ไม่รองรับการทำงานของ Breakout rooms

• ผู้เข้าร่วมคนนั้นเข้าร่วม Breakout rooms ด้วยการโทรส่วนตัว(Call me)

• ผู้เข้าร่วมคนนั้นไม่ได้อยู่ Meeting

• ผู้เข้าร่วมใน MS Teams ในเวอร์ชั่นเก่า

วิธีแก้ไข ให้ลอง reassign ผู้เข้าร่วมคนนั้นอีกรอบ โดยเข้าไปที่ Breakout rooms เลือกที่ More options(ปุ่มจุด 3 จุด) จากนั้นเลือกที่ชื่อผู้เข้าร่วมคนนั้นแล้วกด Ask to join

3.มีข้อความ error แจ้ง ตอนจะปิด Breakout rooms ให้คลิกขวาที่ห้อง Breakout rooms นั้นๆ แล้วเลือก Close room ในเมนู

4.ห้อง Breakout rooms บางห้องไม่เปิด สาเหตุเพราะในห้อง Breakout rooms นั้นๆเป็นห้องเปล่า แม้ว่าจะถูกตั้งเวลาไว้ก็ตาม

5.ห้อง Breakout rooms ปิดก่อนเวลาที่ตั้งไว้ สาเหตุเพราะผู้เข้าร่วมทุกคนออกจากห้อง Breakout rooms นั้นไปหมดแล้ว ทำให้ห้องนั้นปิดตัวโดยอัตโนมัติ

6.กด End meeting ในห้อง Meeting หลักเแล้ว Breakout rooms ไม่ปิด เนื่องจากการกด End meeting จะเป็นการปิด Meeting ห้องหลักเท่านั้น การปิด Breakout rooms ต้องกดที่ Close rooms จากปุ่ม Breakout rooms เท่านั้น

7.Breakout rooms ไม่ทำงานเพราะผู้เข้าร่วมใน Meeting มีจำนวนที่มากเกินกำหนด กรณีที่ผู้เข้าร่วมอยู่ในห้อง Meeting เกิน 300 แต่แรก แม้ว่าจะออกจากห้องไปจนจำนวนเหลือไม่ถึง 300 ปุ่ม Breakout rooms ก็จะไม่ปรากฏขึ้นมา หรือในกรณีที่ Organizer เปิดใช้งาน Breakout rooms ตอนที่ผู้เข้าร่วมน้อยกว่า 300 คน จะทำให้จำนวนลิมิตของผู้เข้าร่วมใน Meeting ดังกล่าวถูกจำกัดอยู่ที่สูงสุด 300 คนทันที จนกว่า Breakout rooms จะถูกปิด ลบ หรือ เริ่มการ Meeting อีกครั้ง